Datenschutz für den KMUC WhatsApp Bot

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist KMUC, Inhaber: Dennis Tabibi, CEO: Sebastian Lui, Ziegeleistr. 1/2, 70825 Korntal-Münchingen, Deutschland.

Datenschutzkontakt: [email protected]. Weitere Anbieterangaben stehen im Impressum.

Wenn Sie KMUC über WhatsApp schreiben, verarbeitet KMUC die für Zustellung, Sicherheit und Bearbeitung erforderlichen Daten. Dazu gehören insbesondere Telefonnummer, WhatsApp-Absenderdaten, Nachrichteninhalt, Gesprächsverlauf, Zeitpunkte, technische Zustellinformationen, Consent-Status, Bot-Status, Handover-Status, ein mitgesendeter Kontakt-Referenzcode sowie der daraus abgeleitete Anfragekontext und technische Protokolle.

Der Bot fragt vor inhaltlicher Bot-Unterstützung nach Ihrer Bestätigung. Diese Bestätigung betrifft die Bot-Nutzung und ist keine Annahme der Datenschutzerklärung. Vor der Bestätigung kann der Bot den eingehenden Referenzcode und Nachrichtentext speichern, damit das begonnene Anliegen nach der Bestätigung fortgesetzt werden kann. Die technische Verarbeitung beginnt bereits beim Eingang, weil die Nachricht sonst nicht zugestellt, gesichert oder beantwortet werden kann.

Wenn Ihre Telefonnummer eindeutig einem KMUC-Kundenprofil zugeordnet werden kann, kann der Bot den Tenant als zweiten Faktor abfragen. Erst nach passender Telefonnummer und passendem Tenant nutzt der Bot unkritische, lesende Kundendaten zur Einordnung der Antwort.

KMUC verarbeitet WhatsApp-Daten zur Bearbeitung von Projekt- und Support-Anfragen, für automatisierte Ersthilfe, Gesprächsfortführung, Kundenzuordnung, Übergabe an menschliche Ansprechpartner, Datenexport, Löschung, Missbrauchsschutz, Fehleranalyse und IT-Sicherheit.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation vorvertragliche oder vertragliche Anliegen betrifft, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und effiziente Bearbeitung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Einwilligung erforderlich ist.

Antworten können automatisiert vorbereitet oder erstellt werden. Der Bot nutzt dafür KMUC-Wissensquellen, den aktuellen Conversation-Kontext und, nach bestätigter Kundenzuordnung, nur unkritische Read-only-Daten. Er soll keine verbindlichen Angebote, keine Rechtsberatung und keine abschließenden Entscheidungen über Vertragsverhältnisse treffen.

Wenn eine Anfrage nicht sicher automatisiert beantwortet werden kann oder Sie einen Menschen wünschen, kann KMUC die Unterhaltung an interne Ansprechpartner übergeben. Dabei können Chatinhalt, Telefonnummer, Status, Zusammenfassung und ein zeitlich begrenzter Chatverlauf-Link in eine interne Support-Gruppe weitergegeben werden.

Im WhatsApp-Chat können Sie DATEN schreiben. Der Bot erstellt dann einen persönlichen, zeitlich begrenzten Link. Über diesen Link können Sie Ihren Datenexport ansehen, die Bot-Zustimmung widerrufen oder WhatsApp-Conversation-Daten löschen.

Wer den vollständigen Link kennt, kann die Seite öffnen. Teilen Sie den Link deshalb nicht öffentlich. Löschaktionen betreffen das WhatsApp-Conversation-System. Gesetzliche Nachweise, Rechnungen, Vertragsdaten sowie notwendige Sicherheits- und Audit-Nachweise können getrennt aufbewahrt bleiben.

Je nach Chatverlauf und technischer Bereitstellung können KMUC, interne Ansprechpartner, WhatsApp/Meta, Evolution API oder vergleichbare WhatsApp-Transport-Infrastruktur, Cloudflare, Supabase, ein LLM-Anbieter wie Mistral sowie Hosting-, Monitoring- und Sicherheitsdienstleister beteiligt sein.

Dienstleister werden nur im erforderlichen Umfang eingebunden. Anbieter außerhalb der EU oder des EWR können je nach tatsächlicher Konfiguration und Vertrag geeignete Datenschutzgarantien wie EU-Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse erfordern.

WhatsApp-Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Anfragebearbeitung, Support, Gesprächsfortführung, Sicherheit, Nachweiszwecke oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind. Persönliche Datenschutz-Links laufen zeitlich begrenzt ab; interne Chatverlauf- und Exportlinks sind ebenfalls zeitlich begrenzt oder widerrufbar.

Senden Sie über WhatsApp keine Passwörter, API-Schlüssel, Zahlungsdaten, Ausweiskopien, Gesundheitsdaten, Daten zu Kindern oder andere besonders vertrauliche Inhalte. Für sensible Anliegen sollte ein anderer abgestimmter Kommunikationskanal genutzt werden.

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Nutzen Sie den persönlichen Datenschutz-Link im WhatsApp-Chat oder wenden Sie sich an [email protected]. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Stand: Juli 2026.